在采购计划的分单完成后,即可创建采购订单
**注意:**主要在采购订单处勾选了[向1688下单],才可以看到1688下单的按键并进行操作
注意:如果没有给相应的客户开通字段权限中的单据采购成本和单据到库成本的权限,那么将无法在该页面查看成本相关数据。
采购订单是以供应商维度进行展示,且采购订单页面的数据展示是受到供应商权限的控制。在系统->数据权限菜单页面,找到相应的权限组,点击权限授予添加相应的供应商权限。
注意:如果某供应商权限没有添加,即使某采购订单是从该供应商处采购,也无法显示该采购订单
**适用场景:**同一个供应商存在多个采购员负责,采购订单采购员只能看到自己负责的采购订单。
请根据自己的公司业务实际需求设置,如不需要可直接跳过。
如何设置采购订单数据权限为供应商+采购员
在进行该流程操作之前,需要将仓库资料、品类资料、产品资料、供应商资料、供应商产品、物流商资料、物流渠道等信息维护到系统内,才能确保该流程顺利地进展下去,如果在进行该流程的过程中出现了问题,请检查前期准备中的七个步骤是否完成。
详细操作方法请参考以下链接:
基础资料维护
采购计划分完单后,会直接生成一个【草稿】状态的采购订单,点击编辑按钮进入到采购订单详情页,点击确定按钮,即可把采购订单流转到【待交货】的状态。
采购计划-计划交期取值逻辑=创建时间+产品资料采购交期
采购订单委外订单组合品-合同交期取值逻辑=采购计划-计划交期
草稿状态支持在订单详情页添加产品,注意:该功能仅针对自定义添加的采购订单
【草稿】状态的采购订单,支持合并为同一个采购订单,勾选部分采购订单后,点击【合并采购单】即可合并成功。
合并后的采购订单,在采购订单号的前面会有【合】字的特殊标识。
如果采购订单里面一部分采购量是由供应商额外赠送的,可以在【草稿】状态的采购订单进行编辑,添加赠品量,采购订单点击确定按钮后,赠品的记录会显示一个【赠】的标签。
注:
(1)因为赠品的采购成本将被视为0,赠品的数量将参与整个采购订单的采购成本分摊、以及后续到库成本的分摊
(2)如果是委外类型的采购订单,由于母件成本均由子件成本自动计算得出,因此暂不支持填写赠品量
说明:当下完采购计划后发现实际业务情况有变化(例如发现库存充足无需采购、单价变动某些产品不纳入采购、重复下单、计划量不足、少添加了产品等),可以通过编辑的方式来处理。
(1)编辑自定义采购订单号:
(2)草稿状态的采购订单支持编辑
当发现采购订单中产品单价、数量等需要修改,可以直接修改【草稿】状态的采购订单
采购数量、单价、合同交期、预计交期和供应商,金额等都可以修改
**注意:**如需修改草稿状态采购订单金额字段,需开启草稿+编辑金额字段权限
采购订单中的不想继续采购的sku,也可以移除
(3)作废采购订单
当发现采购订单不需要再采购,草稿状态和待交货状态的采购订单均支持直接作废
(4)撤回草稿
当发现【待交货】状态的采购订单中单价、数量等需要修改,可以把该采购订单撤回草稿状态再修改
注意:
①批量变更目的仓仅适用于以下状态的采购订单:审核驳回、待交货、变更中、交货中
当发现采购订单中需要做采购数量的增减,或者不需要再进行采购,可以对采购订单操作采购变更
当原采购数量需要变更的时候,【新采购量】填写现在需要真实采购的数量即可。
如果【新采购量】填写的比原采购数量少就是减少了采购量,如果填写的比原采购量多就是增加了采购量。
如果【新采购量】填写的数量是等于已交量,那么就表示这个采购订单剩余的数量都不要交货了,相当于是只需要采购已交的部分,且已交货的产品可以继续完成后续交货、入库流程。
注意:【新采购量】不能小于已交量,但是如果想把已交量也做变更,需要到交货单模块看下交货单是否发货,如果交货单还是待发货状态,可以做交货变更或者作废交货单,然后再来做采购变更。
操作了采购变更的采购订单,状态会变成【变更中】
【变更中】的采购订单,需要在【订单变更单】模块去处理
处理【审核中】的变更单
上级领导可以对此进行审批,如果同意这次采购订单变更就点击通过,通过后采购订单里面的数量、单价等就会变成修改后的数据
如果不同意就点击作废,则采购订单维持原数据不变
(1)撤回草稿:
当月结的采购订单是一个【全部交货+已支付或者部分支付】的状态,采购订单支持撤回草稿
(2)作废:
根据上述背景,这个时候的采购订单是一个【待交货+已支付】的状态,采购订单作废后,请款池里的记录会被标记需要处理异常
终结采购订单未创建交货单的未交量,更新采购量,含税货值字段
(1)草稿状态下的采购订单需要修改预计交期
(2)待交货/交货中状态的采购订单需要修改预计交期
(3)变更交期后,可到交期变更日志模块查看所有记录,作为供应商绩效评估的材料
(1)对于审核通过的采购订单,点击【详情】按钮即可查看其详情
线下产生的与订单相关的附件需要与线上的数据保持一致并留档(除审核中和已作废状态的采购订单不允许上传附件,其他状态均支持上传和下载附件)
看板支持sku、msku、fnsku、采购订单号等查询采购订单情况
支持在看板中批量操作
支持在看板中查看采购量、采购货值、已交量、未交量、入库量数据的合计、
注意:如果列表页行数据存在多币种,则合计行显示:存在跨币种,无法合计
批量修改预计交期
批量变更目的仓
注意:
①批量变更目的仓仅支持变更到自营仓,暂不支持变更到FBA仓
②批量变更目的仓是进行校验,如果部分sku在目的仓不存在,提示sku在交货仓或者目的仓不存在,并支持点击“确认”并导出校验失败的产品sku以及原因
批量创建交货单(仅针对待交货/交货中状态)
分批变更采购订单
(1)对于审核通过的采购订单,点击【创建交货单】。
**注意:**当采购订单为待交货状态时,也可以直接在采购订单详情页面创建交货单
(2)填写交货数量,在页面中选择是否质检,点击【提交】,交货单创建成功。
注意:
1、创建交货单界面支持一键筛选未交或所有数据,选择未交,显示所有未交产品信息,选择全部,才会显示该采购订单的采购的所有产品信息。
2、交货量可以手动填写,也可以点击【一键交货】或者导入交货明细。
3、【是否直接发货】功能只有目的仓为自营仓的采购订单才有,且只有当【是否质检】选择了【否】或者【是-仓库质检】时才会显示出来:
如果选择了【是】,那么交货单会自动生成一个发货单;如果选择了【否】,交货单就是待发货的状态,在交货单模块,可以对【待交货】状态的交货单批量勾选,然后点击【确认发货】按钮,系统会对这几个交货单生成一个发货单,然后就可以对这一个发货单填写物流费用;
该功能应用的场景有:供应商的几个采购订单都可以同时交货,一笔运费针对多个交货单。
4、创建交货单时如果选择质检,分为【工厂质检】和【仓库质检】
工厂质检指质检员派去供应商工厂质检,仓库质检指质检员在国内自营仓质检;
工厂质检先质检再发货,仓库质检先仓库收货再质检入库。
支持交货仓为“供应商仓、国内自营仓”且单据状态为“待交货、交货中(未交清部分数量)”的采购订单,操作快捷入库。入库成功后自动生成交货单、发货单、自营仓收货、出入库记录、实物批次。
(1) 采购订单状态为“草稿,审核驳回,待交货,变更中,交货中,全部交货”支持录入订单其他费用
(2)点击录入订单费用项弹窗如下图:
采购订单录入的其他费用系统不会自动进行分摊,需要手动分摊,详情请查看采购订单录入其他费用分摊操作说明
所有单据状态的采购订单都可打印excel版本的合同,点击【打印合同】按钮,即可跳转到【打印中心】进行合同的模板选择和打印。
如何维护合同模板、以及如何为供应商选择关联合同模板,请参照如下链接:
如何维护合同打印模板
相对采购订单的业务单据
采购计划人员
采购类型
单据状态
结算方式
总箱数
总实物重
币种
已交含税货值
未入库量
未入库含税货值
订单备注
付款状态
批量导入采购订单
草稿状态批量确认采购订单
批量编辑自定义采购订单
批量作废
批量向1688下单
注意:
采购订单向1688下单如果存在多个供应商产品绑定同一个1688SKU时,在1688的订单中会合并为一个SKU并将其下单数量合并
答:"系统合并采购订单的条件如下:
1、采购单状态为草稿才可合并,其它状态不可合并处理;
2、供应商必须相同;
3、结算方式必须相同;
4、币种必须相同;
5、采购方式必须相同。
答:总体积重的计算公式是:长 X 宽 X 高 X 订单数量/6000,这个6000是体积计算的国际标准,所有的客户默认都是设置为6000,国际标准,是除以5000或者6000,如果客户需要更改成5000,可以在全局参数中进行修改
答:分批后显示出来的单价,是根据供应商产品模块里,该产品的最新一条报价来展示的;如果该产品从始至终都只有一个报价,那就要看采购订单的日志,是否创建采购订单时,就手动修改过产品单价。
答:出现这种情况的原因有两种,第一、这个产品的两条记录来源于不同的采购计划;第二、该产品已经被分批过预计交期了。
答:A. 草稿状态下的订单——如果填错了预计交期,点开订单的详情界面,直接在预计交期上进行修改;如果是需要删除分批出来的预计交期,那直接点击删除按钮,然后把删除掉的数量加回到剩下那个产品记录的采购量里;
B.待交货/交货中状态的订单——如果填错了预计交期,点开订单的详情界面,直接在预计交期上进行修改,此时变更交期日志模块会新增一条变更记录。
答:创建交货单时,直接把所有数量交货即可。
答:采购订单的状态为“审核中”表示正在审批人那里等待审批;采购订单的状态为“审核驳回”表示审批人审批不通过,可选择再次提审,如果想结束流程请选择作废;
注意:处在审批流中的单据是不可切换到新的审批环节
答:只有单据状态为【审核通过】且跟单状态为【待交货】【交货中】的采购订单才可以创建交货单
答:展示最近30天(默认展示)、60天、180天、360天的数据;(不包含已作废的采购订单)
答:1.当SKU展示多个采购订单对应不同供应商时,不展示供应商产品报价;
2.供应商搜索条件搜索单个供应商,展示对应供应商产品报价;当供应商产品有梯度报价时,展示第一梯度报价,鼠标移动到报价,浮窗展示该产品的所有梯度报价;
3.当切换【近30天、近60天、近180天、近360天tab页时】根据切换的页面的数据校验是否均为同一个供应商时,是同一个供应商时展示当前供应商产品报价;
答:当采购订单处于带交货状态时,可以撤回草稿状态,再点击进入详情页面修改。
答:已经付款的采购订单不能直接操作作废。但可以做采购变更,将采购数量修改为0 ,这边的采购订单会自动作废。
答:直采的情况下,交货仓就是目的仓,可以点击批量修改目的仓来实现交货仓的修改。
答:首先采购订单只有在待交货状态时才能作废。
看一下交货单的状态,如果是待发货状态,则直接作废交货单,采购订单会自动撤回到待交货状态,此时可以操作作废采购订单;
如果是已发货状态,发货单已经出运,则在自营仓确认收货或是入库时填写数量为0,这样交货单和发货单会自动作废,回到采购订单处可以操作作废;
但如果采购订单对应的请付款单据已经支付,则无法作废采购订单,但可以操作采购变更,将新采购量填写为0,再到采购变更单菜单页面审核通过该变更单。
答:不能。如果需要修改采购成本可以到库存-产品库存板块更新实物采购成本的功能处进行更新。
答:点击页面右上角的【看板】,跳转到采购明细看板页面,打开相应字段,便可以查看。
答:可以进入采购订单详情检查一下合同交期,合同交期的日期小于当前日期,所以不能确认。